ЧТО ТАКОЕ ПЕЧАТЬ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

 Печать – одна из главных составляющих любого документа, подтверждающая его подлинность и юридическую силу.

Работа любой организации не возможна без печати. Они бывают круглые (диаметром 38-50 мм), в редких случаях овальные и треугольные (если нет счета в банке). Содержание печати должно соответствовать данным владельца: предприятия, организации, предпринимателя, врача, адвоката, нотариуса и пр. Печать подтверждает подпись должностного лица на каком-либо документе.

У любой фирмы существует одна – самая основная печать.  Если имеются филиалы или представительства, то заказывают дополнительные печати, которым присваивается так называемый «порядковый номер». Также дополнительные печати имеют все подразделения крупных учреждений.

Нотариусы, врачи, адвокаты, таможенные брокеры имеют личные печати и несут полную ответственность за заверенные ими документы. Если они работают в организации, то им также полагается личная печать. Гербовую печать могут использовать только государственные организации и учреждения. Использование печати физическим лицам-предпринимателям не обязательно, но желательно. Без печати не обойтись предпринимателю, если имеются наемные сотрудники, а в работе используются налоговые документы, товарные чеки, накладные и счет в банке.

 На печатях должны быть необходимые для идентификации данные:

•   полное наименование  с обязательным указанием организационно-правовой формы;

•   местонахождение организации или владельца печати;

•   регистрационный номер плательщика налогов (ИНН);

•   герб Украины, городов или прочих регионов Украины (если есть на это право);

•   на печатях подразделений или филиалов должен стоять порядковый номер и название филиала.

 ПЕЧАТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 Всю ответственность за использование заказанных печатей (штампов или другой штемпельной продукции) несет Заказчик. Заказывая штемпельную продукцию, Вы гарантируете, что обладаете всеми необходимыми документами и имеете все права,  полномочия на использование заказанных печатей (штампов и др.), будете использовать ее законно, без мотивов подделки документов, осуществления рейдерских захватов предприятий, либо совершение иных действий, нарушающих законные права и интересы третьих лиц. Кроме того понимаете, что в случае незаконного использования печати (штампа или другой штемпельной продукции), несете уголовную ответственность в соответствии со ст. 358 Уголовного кодекса Украины.

 Статья 358. Подделка документов, печатей, штампов и бланков, их сбыт, использование подделанных документов

 1. Подделка удостоверения или другого документа, который выдается или заверяет предприятием, учреждением, организацией, гражданином-предпринимателем, частным нотариусом, аудитором или другим лицом, которое имеет право выдавать или заверять такие документы, и который предоставляет права или освобождает от обязанностей, с целью использования его как подделывателем, так и другим лицом, или сбыт такого документа, а также изготовление подделанных печатей, штампов или бланков предприятий, учреждений или организаций независимо от формы собственности, а так же других официальных печатей, штампов или бланков с той самой целью или их сбыт - наказываются штрафом до семидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до трех лет.

2. Действия, предусмотренные частью первой этой статьи, если они содеяны повторно или за предыдущим заговором группой лиц, -наказываются ограничением воли на срок до пяти лет или лишением свободы на тот самый срок.

3. Использование заведомо подделанного документа - наказывается штрафом до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов граждан или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением воли на срок до двух лет.

 ЧТО ТАКОЕ ШТАМП И ДЛЯ ЧЕГО ОН НУЖЕН?

 Штамп – это печать, которая носит чисто информационный характер, и в большинстве случаев, не имеет юридической силы. Используются для упрощения работы с документами.

Самое большое распространение получили штампы  прямоугольной и квадратной формы (размерами от 35х20 мм. до 75х100 мм), хотя они могут быть совершенно любой формы и размера.

Штампы могут содержать разнообразную информацию, поэтому различают регистрационные, адресные, угловые, маркировочные, информационные и банковские штампы, а также штампы на входящие и исходящие документы, для товарных чеков и накладных, штампы с использованием стандартных терминов и фраз.

Например, на угловом штампе отображается наименование, организационно-правовая форма предприятия, фамилия и  инициалы для физ. лиц, юридический адрес и банковские реквизиты. Малые штампы с размещенной минимальной информацией используются в основном на товарных чеках.

Часто используются штампы со сменной информацией  - датеры и самонаборные штампы.

КАК ПРАВИЛЬНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ И ХРАНИТЬ ПЕЧАТЬ/ШТАМП?

 Оттиск необходимо проставлять на ровной, но не очень твердой поверхности. Можно подложить под документ специальный коврик для штемпелевания, хотя вполне подойдет стопка бумаги. 

• Достаточно мягкого нажатия на оснастку и некоторого усилия при соприкосновении клише с бумагой. От сильного хлопанья качество оттиска лучше не станет.
• Равномерный оттиск получится, если держать оснастку строго вертикально без наклонного режима.
• После некоторого перерыва в использовании печати или штампа надо сделать несколько пробных оттисков на черновике.
• Хранить печать необходимо в защищенном от света и высокой температуры месте.
• Исключите контакт посторонних людей с Вашей печатью.

 ВЫБОР ОСНАСТКИ 

 Традиционная ручная оснастка позволяет легко получать высококачественные оттиски. Преимущества: невысокая цена, разнообразие моделей  и долговечность. Недостатки: отдельный штемпельный коврик, не подходит для штампования большого количества документов.

 Автоматическая оснастка имеет встроенные штемпельные подушки. Очень удобна для переноски и штампования большого количества документов. Однако не всегда получаются  хорошие оттиски. Штемпельные подушки слишком пропитаны краской, что приводит к ее растеканию  и заливке основных элементов печати (особенно проблематично для печатей с очень сложными элементами защиты).

 КАК УНИЧТОЖИТЬ ПЕЧАТЬ?

 Если печать пришла в негодность или производится ликвидация предприятия, печать необходимо уничтожить. Порядок уничтожения печатей  закрепляется внутренними документами предприятия.  Руководитель издает соответствующий приказ или распоряжение. Уничтожение осуществляется в присутствии должностных лиц, которые затем подписывают  Акт об уничтожении печати. Одновременно с уничтожением старой необходимо заказать новую печать.

Физическое лицо-предприниматель может составить такой Акт в присутствии двух свидетелей.

 ЕСЛИ ПЕЧАТЬ ПРОПАЛА?

 Ваши действия:

1) Обратиться с заявлением в милицию (возбуждается уголовное дело и производится расследование).

2) Разместить объявление о пропаже печати в средствах массовой информации.

3) Оповестить банк  (на случай несанкционированного снятия наличных со счетов), а также  имеет смысл проинформировать о пропаже печати постоянных контрагентов.

4) Изготовить новую печать и сменить карточку в банке.

5) По внутренним своим документам приказом или распоряжением провести замену печати в связи с утерей.

6) Обратиться в стол находок (если такой имеется) и взять справку, что печать туда не поступала.